Obecně platí, že v malém podniku,zejména personální služba je iracionální. Vzhledem k tomu, že množství práce s personálem v malých společnostech je obvykle malé, je personální dokumentace přidělena jednomu ze zaměstnanců, nejčastěji sekretáři nebo účetnímu. A to je logické, vytváření zvláštní sazby v tomto případě není prostě ekonomicky výhodné.
Specifické rysy malých podniků jsou takové,že personální dokumentace může být provedena v minimálním přípustném objemu odpovídajícím příležitostem a požadavkům malého podniku, takže jsou prováděny pouze ty nejdůležitější funkce. Je třeba vzít v úvahu, že personální práce v malých organizacích se provádí převážně podle potřeby, nikoliv neustále, a omezuje se na výběr a nábor zaměstnanců, propouštění zaměstnanců, řízení mezd a kontrolu nad pracovní disciplínou, pořadí svátků. Personální politika však neztrácí svůj klíčový význam při vytváření profesionálního a soudržného týmu.
Navzdory absenci specializovaného oddělenípersonálu malého podniku, nelze zanedbávat organizaci vedení personálních záznamů. Personální dokumentace, i když v omezené míře, by měla být prováděna v souladu se zavedenými pravidly a stávajícími právními předpisy a potřeba toho by neměla být podceňována.
Právně správná a racionální organizacekancelářská práce zajišťuje optimalizaci oběhu dokumentů a snížení počtu dokumentů, zvyšuje efektivitu personální práce. Personální záznamy vedení dokumentují pracovní vztahy. Dokonce i minimální seznam dokumentů potřebných pro vedení v malém podniku je poměrně velký. Jedná se o hlavní dokumenty:
• příkazy a příkazy k zaměstnání;
• Zaměstnanost;
• pracovní smlouvy;
• osobní karty;
• objednávky na dovolenou;
• plán dovolené;
• příkazy k převodu na jiné pracovní místo, kombinující pracovní místa;
• příkazy k propuštění;
• časové listy;
• pravidla vnitřních předpisů a pracovní disciplíny;
• ustanovení o ochraně osobních údajů;
• pracovní knihy a knihu o jejich registraci;
• dokumentaci o ochraně práce.
Jakákoli dokumentace personálu z tohoto seznamu málegální a často komerční hodnotu, což je potvrzení důležitosti svého řízení a potřeby řádné registrace. Tyto dokumenty potvrzují práva a povinnosti zaměstnavatele i zaměstnance a v případě potřeby se stanou důležitými důkazy v sporných situacích.
Dokumentace pracovních vztahů poskytujedůchodových, sociálních a jiných záruk poskytovaných zaměstnancům ruským právem. Personální dokumentace slouží jako základ pro výpočet platů, výhod, bonusů, určení pojištění a praxe, výpočet důchodů, takže je důležitý zodpovědný a neklidný přístup k návrhu těchto zdrojů. Negligentní postoj k vedení dokumentů může negativně ovlivnit blahobyt podniku i jeho zaměstnanců.
Bohužel nedostatek odborných pracovníků v malých podnicích vede často k nízké kvalitě vedení personálních záznamů a v důsledku toho k porušení pracovních předpisů.
Chcete-li pomoci při odstraňování těchto porušení,jak budou odhaleni pracovní nebo daňovou kontrolou, nebo zástupci fondu sociálního pojištění, lze auditovat. Audit personální dokumentace poskytuje soubor opatření k ověření správnosti provedení dokumentů a správnosti vedení evidence. Auditorům bude poskytnuto odborné posouzení rizik v případě zjištěných porušení a doporučení pro optimalizaci záznamů o lidských zdrojích, které by je odstranily.
Optimalizace personální dokumentace nemůžepouze s cílem vyhnout se sankcí ze strany kontrolních orgánů, ale také zvýšit kontrolovatelnost personálu, zajistit transparentnost pracovních vztahů a ochranu práv svých zaměstnanců.
